Sand im Getriebe

Meetings verpuffen mitunter ohne Ergebnis; Vorgänge verschleppen sich, ohne erkennbaren Grund; ungeliebte Aufgaben bleiben unerledigt liegen, weil niemand sich dafür zuständig fühlt…häufig sind es nur Kleinigkeiten, die Teams zermürben, wie knirschende Sandkörner in einem Getriebe.

Um die Zusammenarbeit und die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen spürbar zu verbessern, muss demnach nicht immer das große Rad bewegt werden. Mitunter genügt es, an kleinen Stellschrauben zu drehen und die Sandkörner auszufegen: mit Work Hacks – einer kritischen Bestandsaufnahme und dem Mut zur Veränderung.

Präzise wie ein Laserstrahl

Work Hacks sind minimalinvasive Eingriffe, die pragmatisch und nachhaltig eingefahrene Routinen verbessern (→ Glossar).
Ob Timeboxing, Fokuszeit, Prio Board, Krötentag oder eine der zahlreichen weiteren Methoden: Es sind die Teams selbst, die – zunächst unter Anleitung eines Work-Hack-Coachs – darüber entscheiden, welcher Fragestellung mit welcher Methode nachgegangen werden soll.

Der Begriff Hacken (engl. Aussprache) kommt ursprünglich aus dem IT-Bereich und meint das Eindringen in geschützte Computersysteme, um Schwachstellen in der Sicherheitsarchitektur aufzuspüren bzw. auszunutzen. Häufig geschieht dies im Auftrag der Entwickler, nicht selten aber auch in krimineller Absicht.
Heutzutage geht die Begriffsbedeutung weit darüber hinaus und umfasst grundsätzlich alle kreativen, ungewöhnlichen Lösungen auch banaler Alltagsprobleme mit sogenannten Lifehacks. Und jetzt eben auch Work Hacks.

Der Vorteil dieser eher spielerischen Herangehensweise liegt auf der Hand: Statt darauf zu warten, dass Veränderungsprozesse von außen angestoßen werden, nehmen Teams die Dinge selbst in die Hand.
Kulturwandel und Veränderung beginnen im Kleinen – mit Work Hacks werden Veränderungsprozesse von den Team-Mitgliedern selbst gestaltet und sorgen so für zielgenaue Optimierungen und letztlich für mehr Zufriedenheit.

Ines Janssen, Trainerin für Work Hacks, FRIEDERBARTH Trainingsinstitut, hat diesen Methoden-Baukasten zusammen mit Anja Gröne, Abteilungsleiterin Firmenkunden Sach-Industrie, Westfälische Provinzial, auf dem diesjährigen Bildungskongress der Deutschen Versicherungswirtschaft sehr anschaulich vorgestellt:

Frau Janssen, sind Work Hacks der Schlüssel zu mehr Zufriedenheit im Team?

Janssen: Work Hacks können, durch deren Entwicklung und Nutzung, bewusst vorhandene Routinen und Verhaltensweisen aufbrechen. Durch kreative und spannende Ansätze werden neue Arbeitsabläufe zur Erreichung der Ziele und Ergebnisse aufgezeigt, welche den Teams einen stärkeren Fokus, mehr Klarheit und ein höheres Vertrauen geben. Work Hacks sind kleine Anschubser für Veränderungen, zur Steigerung der Zufriedenheit und Verbesserung der Zusammenarbeit.Und genau dadurch gewinnt auch die gesamte Organisation an Agilität und Effizienz.

Wie können die Themen, die es zu verbessern gilt, überhaupt identifiziert werden bzw. wie beginnt man am besten einen Work Hack?

Janssen: Das gute bei Work Hacks ist, dass der Einsatz nicht an unternehmerische Ziele oder Prozesse geknüpft ist, sondern schnell und unkompliziert – durch eine aktuelle Herausforderung oder auch durch ein gesetztes Ziel, Dinge anders anzugehen – entwickelt und ausprobiert werden kann. Die Entwicklung von Work Hacks beruht auf vier Prinzipien:
1. Selbstverantwortung – Work Hacks ermutigen Teams, durch veränderte Arbeitsabläufe, zu mehr Selbstverantwortung, Effektivität, Innovation und auch zu besserer Zusammenarbeit.
2. Eigeninitiative – die Teams, Abteilungen oder Bereiche entscheiden sich eigenständig für gezielte Veränderungen. Eine Anordnung Top down, also vom Vorgesetzten, gibt es hier nicht.
3. Flexibilität – Work Hacks dienen als Experimente. Sollte die Veränderung nicht den gewünschten Sinn und Zweck erfüllen, wird diese einfach wieder abgeschafft. Sollten sie sich allerdings als hilfreich erweisen, dann wird das konsequent weitergeführt.
Und schließlich 4. Kurzfristigkeit – Work Hacks zeichnen sich durch eine schnelle und unkomplizierte Einführung aus. Im Vorfeld sind keine langwierigen Entscheidungen oder Analysen notwendig.

Gibt es eine Richtgröße für Teams, die an einem Work Hack arbeiten oder sind die Hacks beliebig skalierbar?

Janssen: Für die Einführung von Work Hacks gibt es keine Beschränkung der Personenzahl. Es ist allerdings sinnvoll, eine Anzahl verschiedener Work Hacks – nicht mehr als zehn Methoden – durch Kleingruppen entwickeln zu lassen, die im Anschluss durch die gesamte Gruppe in einer geheimen Umfrage bewertet werden bzw. die entscheidet, was davon ausprobiert werden soll.
Sind mehrere Hacks interessant, muss sich die Gruppe für einen Favoriten entscheiden. Die Work Hack Owner dürfen im Vorfeld der Abstimmung für ihren Vorschlag werben, um die Gruppe zu überzeugen.
Nach der Auswahl werden sogenannte Hack-Paten benannt, die die Umsetzung und Einführung des Hacks übernehmen und ausarbeiten, wie dieser Work Hack praktikabel integriert werden kann. In diese Ausarbeitung können gerne die Skeptiker des Teams einbezogen werden, um auch diese für das Thema zu gewinnen. Danach gilt der Work Hack für einen Monat als unantastbar und hat Welpenschutz ganz ohne Kritik. Als Team wird danach gemeinsam entschieden, ob diese Vorgehensweise fortgeführt wird.

Wenn die Probleme in der Struktur und Organisation des Unternehmens liegen, können Work Hacks dann auch helfen? Auf welchen Organisationsebenen sind Work Hacks überhaupt sinnvoll?

Janssen: Grundsätzlich können Work Hacks auf unterschiedlichen Unternehmensebenen entwickelt und organisiert werden. Im Fokus steht allerdings die schnelle und nicht hierarchisch gesteuerte Einführung, also ohne von oben angeordnet zu sein.
Work Hacks wirken sich positiv auf die Qualität der Zusammenarbeit und die Arbeitsergebnisse aus und können demnach in allen Unternehmensbereichen praktiziert werden: In der Produktentwicklung, in der Marketingabteilung, im Bereich Personal, im Vertrieb, in allen Kreativbereichen und sogar im Controlling.

Frau Gröne, Sie haben gemeinsam mit Frau Jansen, einen Work Hack in Ihrer Abteilung durchgeführt. Was genau haben Sie in Angriff genommen? Wie sind Sie vorgegangen und welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht?

Gröne: Wir haben uns im ersten Schritt unseren Angebotsprozess angeschaut. Dieser war aus Sicht der MitarbeiterInnen sehr zeitaufwendig und hat teilweise unnötige Ressourcen wie Papier, Druckerpatronen, Ordner etc. verbraucht.
Die MitarbeiterInnen haben sich überlegt, ob dieser Prozess bis zum Zustandekommen des Vertrages digital erfolgen kann. Hierfür wurden neue Prozessschritte beschrieben und die MitarbeiterInnen sind in eine vierwöchige Testphase gegangen.
Nach dieser Testphase wurde ein Fazit gezogen und kleine Änderungen vorgenommen. Daraufhin wurde gemeinsam entschieden, diesen Prozess entsprechend dauerhaft zu ändern.
Durch diese Form haben wir schnell und unkompliziert eine Verbesserung der täglichen Arbeit erzielt. Da die MitarbeiterInnen direkt mitentscheiden konnten, war die Akzeptanz entsprechend sehr groß.

Es gibt eine Fülle unterschiedlicher Methoden und Vorgehensweisen. Nach welchen Kriterien haben Sie sich für einen Work Hack entschieden?

Gröne: Wir sind durch Frieder-Barth, dem Hamburger Trainings-Institut, zu dieser Methode gekommen, die wir vorher nicht kannten. Durch die positiven Beispiele, die uns Frieder-Barth gezeigt hat, hatten wir in der Führungsebene entschieden, unseren MitarbeiterInnen diese Methode vorzustellen, die sie im Rahmen von Workshops selbst ausprobieren konnten. Dabei wurden interessante Themenfelder aufgedeckt, die wir nun nach und nach in Angriff nehmen werden.

Aus Ihrer Erfahrung heraus: Welche interne und/oder externe Unterstützung sollten sich Teams und Führungskräfte holen, um Work Hacks durchzuführen?

Gröne: Ich finde es wichtig, dass man bei den Work Hacks jemanden an der Seite hat, der die Methode sehr gut kennt und die Teams anleiten kann. Externe schauen sicherlich neutraler auf die Themenfelder und können aus meiner Sicht besser unterstützen, Veränderungen vorantreiben. Außerdem finde ich es wichtig, dass die MitarbeiterInnen durch positive Erfahrungen für die Methode begeistert werden. Wenn eine Methode bisher nicht bekannt war, kann diese Begeisterung nur durch Externe geweckt werden.

Vielen Dank für das Gespräch! ?