Open Space - ein Modell für die Zukunft?

Wie bewähren sich neue Arbeitsplatzmodelle im Alltag eines Versicherungsunternehmens? Ist Open Space ein taugliches Modell für die Zukunft? Im Beitrag Kulturwandel im Büro haben wir über den radikalen Bruch mit herkömmlichen Raumkonzepten bei der Swiss Re berichtet. Andere Häuser experimentieren mit verschiedenen Konzepten im Rahmen ihrer räumlich ausgegliederten Innovationsabteilungen.

Discover Digital traf Lucas Hubinger und Stefan Unterbuchberger, Innovationsmanager in der Abteilung Digitale Innovationen der Versicherungskammer Bayern, in deren Open Space.

Sie arbeiten in einem Co-Working Space am Sitz der Versicherungskammer in München-Giesing. Das ist ungewöhnlich. Wie kam es dazu?

Unterbuchberger: Hier kamen zwei Überlegungen zeitgleich zusammen: Einerseits waren wir für unseren neugegründeten Bereich Digitale Innovationen auf der Suche nach neuen Arbeitsplätzen, unter anderem weil die Abteilung gewachsen war. Andererseits musste eine Immobilie kernsaniert werden – eine ideale Chance also, neue Arbeitsplatzmodelle auszuprobieren.

Hubinger: Die Umsetzung war ein übergreifendes Projekt mit den Abteilungen Personal, Immobilien und Verwaltung. Zunächst haben die Beteiligten sich verschiedene Konzepte in anderen Unternehmen, auch branchenfremden, angesehen und daraus für uns ein Musterkonzept für einen Open Space entwickelt. Diesen teilen wir uns jetzt mit anderen Bereichen: Neben unserem Innovationsmanagement – dem Innovation Campus – arbeiten hier die interne Beratung, die Navigatoren, die Transformations- und Effizienzprogramme fürs Haus entwickeln, und schließlich der Projektleiterpool. Jeder Bereich hat feste Flächen, Heimatbereiche. Die anderen Räume teilen wir uns nach Bedarf: für Besprechungen, zum konzentrierten, zurückgezogenen Arbeiten…

Die MitarbeiterInnen hier stammen zum Teil aus anderen Abteilungen im Haus, waren also bis dato anderes räumliches und vielleicht auch weniger agiles Arbeiten gewohnt. Der Einzug war vor rund 18 Monaten. Können Sie schon ein Fazit ziehen?

Hubinger: Für unseren Kontext hat sich diese Fläche bewährt. Ich persönlich finde, dass durch die offene Architektur die Zusammenarbeit besser geworden ist – allein dadurch, dass die Wege zu den KollegInnen kürzer, direkter sind. Gleichzeitig gibt es genügend Rückzugsmöglichkeiten, die in so einem Konzept immens wichtig sind.

Welche Rolle spielt in diesem Konzept die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten?

Unterbuchberger: Methodisch gar keine. Grundsätzlich hat der Konzern natürlich die Möglichkeiten dafür geschaffen. Home Office ist aber sicher eine Frage der Selbstorganisation und wohl auch davon abhängig, in welchem Bereich ich arbeite.

Hubinger: Üblicherweise wird ein Open Space mit einer Überbelegung geplant, da nie alle MitarbeiterInnen anwesend sind. Das haben wir im Moment nicht, wird uns aber perspektivisch beschäftigen. Dabei müssen wir uns behutsam vortasten. Das Thema Home Office wird dann sicher eine größere Rolle spielen als jetzt. Auch andere Aspekte werden wir weiterentwickeln, die Räume noch offener und multifunktionaler gestalten. Präsentationsmöglichkeiten innerhalb der offenen Flächen stehen dabei ebenso auf der Wunschliste wie Loungebereiche.

Ist die Art und Weise wie Sie hier arbeiten Ihrer Meinung nach ein Modell für die Zukunft?

Unterbuchberger: Digitalisierung heißt ja auch Automatisierung. Wenn wir davon ausgehen, dass immer mehr Arbeitsvorgänge von Maschinen erledigt werden, Routineaufgaben eher zurückgehen, werden sich die MitarbeiterInnen mit komplexeren Aufgaben befassen, die wiederum Interaktionen mit den KollegInnen erfordern. Insofern sehe ich einen direkten Zusammenhang zu Open Spaces.
Ich sehe aber auch, dass so etwas nur funktioniert, wenn sich die MitarbeiterInnen darauf einlassen, den Kulturwandel, den Change leben. Dann kann daraus ein echter Mehrwert für das Unternehmen und für jeden einzelnen Mitarbeiter entstehen.

Vielen Dank für das Gespräch.