Kulturwandel im Büro

Offene und kommunikative Atmosphäre. Sichtbare Führungskräfte, die nicht mehr in großen Eckbüros residieren. Helles und sympathisches Ambiente statt monotoner Fließbandarchitektur: Wie sich Bürolandschaften auf die Herausforderungen des Informationszeitalters und der Informationstechnologien einstellen, hat der britische Architekt Francis Duffy bereits 1997 anhand zahlreicher Beispiele untersucht und damit den Begriff New Office geprägt.

Etwa zeitgleich erhielt der Innenarchitekt Clive Wilkinson weltweite Anerkennung für seine spektakuläre Gestaltung des Hauptsitzes der Werbeagentur TBWAChiatDay in Los Angeles: Er verwandelte eine Lagerhalle in eine inspirierende Stadtlandschaft mit Central Park, Main Street, einem Basketballplatz, einer Bar aus Surfbrettern sowie verschachtelten Teambereichen und einem Mix aus festen und nonterritorialen Arbeitsplätzen.

Wer an welchem nonterritorialen Arbeitsplatz bei TBWAChiatDay arbeitet, entscheidet das jeweilige Projekt, in dem der/die MitarbeiterIn eingebunden ist, die jeweilige Arbeitsaufgabe oder schlicht und ergreifend der persönliche Wunsch.

Im Silicon-Valley wurde dieses offene Konzept einige Jahre später zum Standard und findet sich heute nahezu durchgängig in allen Start-ups. Aber auch traditionelle Unternehmen, Versicherer greifen das innovative und kollaborative Raumkonzept auf. Bei der Umsetzung reden längst nicht mehr nur Facility Management, IT- oder Corporate Real Estate-Bereich mit, sondern gleichermaßen Personalabteilungen und andere Unternehmensbereiche.

Die Zielsetzung dabei ist, optimale Voraussetzungen für Kommunikation, Kollaboration, Wissenstransfer, Kreativität und Technologienutzung zu schaffen. Bürowelten müssen heute in der Lage sein, auf eine Vielzahl von Aktivitäten und technologischen Veränderungen flexibel reagieren zu können. Hinzu kommt: Durch mobile Arbeitsmodelle werden traditionell stationäre Arbeitsplätze zu einer Option unter vielen.

evolution@work – Open Space bei der Swiss Re

Die Swiss Re Europe S.A., Niederlassung Deutschland hat vor einigen Jahren die strategische Entscheidung getroffen, in eine moderne Büroarbeitswelt umzuziehen, die den gewachsenen Ansprüchen und dem Selbstverständnis des Rückversicherers gerecht wird und dies bereits in der Architektur erkennen lässt. Für die Planung und Realisierung war congena verantwortlich. Im Jahr 2015 erfolgte der Einzug in die neuen Räume im Münchner Arabellapark.

400 Mitarbeiter arbeiten dort auf zwei mehr oder weniger offenen Etagen. Rechnerisch stehen für zehn Mitarbeiterinnen acht Arbeitsplätze zur Verfügung, was durchaus ausreichend ist. In ihrer Studie Office 21 – Zukunft der Arbeit kommt das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation zu dem Ergebnis, das moderne Wissensarbeiter ihren Arbeitsplatz in nicht einmal der Hälfte ihrer Zeit nutzen.

Wie aber lässt sich ein solch offenes Konzept mit den Abläufen in einem Versicherungsunternehmen vereinbaren? Discover Digital hat bei Claudia Glück nachgefragt, Senior Communications Manager bei der Swiss Re.

Wie darf ich mir das nonterritoriale Arbeiten bei Ihnen hier im Arabellapark vorstellen? Muss ich mir jeden Morgen eine freie Ecke suchen?

Wenn Sie die Frage anders formulieren, kommen Sie der Antwort näher: Was steht heute auf der Agenda? Welcher Raum ist am besten dafür geeignet? Müssen Sie sich vormittags im Stillen auf eine Aufgabe konzentrieren? Dann nehmen Sie am besten die Quiet Zone, in die man sich hervorragend zurückziehen kann. Danach stehen Routineaufgaben an, die Sie in Ihrer Homebase erledigen, so nennen wir die festen Teambereiche. Für das Meeting am Nachmittag oder die Konferenz stehen wieder andere Räume zur Verfügung. Und informelle Gespräche finden zwischendurch in unserem Lounge-Bereich statt. Sie sehen: Ein normaler Arbeitstag – gefüllt mit ganz unterschiedlichen Aufgaben. Und dies unterstützt unser offenes Raumkonzept.

Das Einzelbüro gilt in vielen Unternehmen als „Statussymbol“. Sie sind aus traditionellen Büros in eine offene Bürolandschaft umgezogen. evolution@work beschreibt nicht nur Ihr Raumkonzept sondern auch einen Kulturwandel bei der Swiss Re. Was war die Leitidee dabei?

Aus verschiedenen Gründen haben wir unseren vorhergehenden Standort in Unterföhring aufgeben, der in seiner Art bereits sehr modern war, ebenso wie das architektonisch hochwertige Gebäude am Tucherpark. Insofern war die Prämisse: Wenn wir schon umziehen, dann machen wir etwas Neues, etwas Innovatives, das von unseren MitarbeiterInnen als Verbesserung wahrgenommen wird. Gleichzeitig wollten wir die MitarbeiterInnen in ihrer Arbeit maximal unterstützen und unserer Aufgabe als Rückversicherer auch nach innen gerecht wird. Die Idee war also, eine neues Miteinander, eine neue Form der Zusammenarbeit zu realisieren und dieses bis ins Detail durchzudefinieren.

Der Arbeitsalltag wird immer vielfältiger: Je nach Tätigkeitsprofil verbringen die MitarbeiterInnen ihre Zeit in Besprechungen, sind in Projektarbeit eingebunden, gefolgt von Phasen konzentrierter Einzelarbeit. Andere sind klassische SachbearbeiterInnen. Die Jüngeren mögen das kommunikative Miteinander, die Älteren vielleicht lieber ihre Rückzugsorte. Wie verbindet man diese unterschiedlichen Interessen und Anforderungen in einem schlüssigen Konzept?

Wir haben ein Konzept entwickelt, das alle diese Möglichkeiten zulässt und unterstützt. Wir haben Räume entwickelt, die sich an den Aufgaben orientieren, statt den MitarbeiterInnen individuelle Arbeitsplätze zuzuweisen. Zugleich gehen diese einzelnen räumlichen Möglichkeiten organisch in einem Ganzen auf, die Grenzen sind fließend. Dadurch schaffen wir bereits formal mehr Offenheit, Transparenz und Kommunikation. Auch die KollegInnen von Human Ressources arbeiten in einem offenen Bereich. Vertrauliche Gespräche finden in Besprechungsräumen statt.

Mit einem Top-down-Prozess ist ein solches Projekt vermutlich nicht realisierbar. Wie sind Sie vorgegangen, um die MitarbeiterInnen für ein neues Denken und Arbeiten zu begeistern?

Eine solche Idee muss sich entwickeln, reifen. Das lässt sich nicht am Schreibtisch entwerfen und dann überstülpen. Wir haben rund zwei Jahre mit unseren MitarbeiterInnen fortwährend kommuniziert bevor wir umgezogen sind, denn schließlich sollten sich alle in dem Konzept wiederfinden. Wir hatten ein festes Planungsteam mit Vertretern aus sieben Abteilungen und zusätzlich eine Reihe an Botschaftern, die den Dialog mit ihrem jeweiligen Bereich unterstützt haben. Die Kommunikation dazu war also keine Einbahnstraße, vielmehr eine Vorwegnahme des Konzeptes, ein offener Dialog. Jeder konnte sich einbringen, die Eingaben wurden ernst genommen, diskutiert und nach Möglichkeit umgesetzt.

Seit dem Einzug sind rund vier Jahre vergangen. Hat sich rückblickend ihr Konzept bewährt und was sagen die MitarbeiterInnen?

Dadurch, dass die Veränderung von Beginn an ein sehr offener und ehrlicher Prozess war, konnten wir sämtliche MitarbeiterInnen überzeugen. In den ersten Tagen, als die Theorie zur Praxis wurde, war es für viele noch einmal eine besondere Herausforderung, die sich aber sehr schnell im Alltag verloren hat. Es ist eine andere Art zu arbeiten, ein anderer Austausch, eine andere Kultur, die ich persönlich als vielfältiger im Vergleich zu vorher empfinde.

Fokussierung auf Kommunikation und Kollaboration sind ein Aspekt Ihres Raumkonzepts. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen ein anderer. Welche Rolle spielen Ihre Räumlichkeiten darüber hinaus im „war for talents“, im Recruiting neuer MitarbeiterInnen?

Das ist definitiv ein Punkt, der von HR bei der Personalsuche explizit herausgestellt wird. Für ein Versicherungsunternehmen ist das, was wir realisiert haben, ein sehr innovatives Konzept. Damit können wir auf dem Bewerbermarkt sehr gut punkten. Aber auch für die Swiss Re selbst war unser Projekt beispielgebend. Wir waren als deutsche Niederlassung gewissermaßen ein Pilotprojekt. Von anderen Swiss Re-Standorten wurden wir sehr aufmerksam beobachtet. Dort fanden zwischenzeitlich sehr ähnliche Realisierungen statt.

Vielen Dank, Frau Glück.

Neue Räume für neues Arbeiten

In vielen Versicherungsunternehmen wird agil gearbeitet – und das längst nicht mehr nur in den IT-Abteilungen. Agiles Arbeiten aber ist Teamwork, kreative Atmosphäre – im übertragenen und im räumlichen Sinn. Müssen Versicherungsunternehmen jetzt umbauen, so wie die Swiss Re? Im Beitrag → Neue Räume für neues Abeiten hat Discover Digital zwei Experten interviewt, deren Raumkonzepte agiles Arbeiten unterstützen.

In loser Folge werden wir in weiteren Beiträgen über Projekte berichten, die in kleinerem Maßstab mit offenen Räumen Erfahrungen sammeln und wir werden praktische Tipps und Hinweise geben für erste Versuchsprojekte.